2013年に「マイナンバー法」が成立して、何か重要な法案が国会を通ったようだけど、今一つよくわからないないあと思っている方が大多数と思います。
まだまだ先だと思ている方も(私を含めて)多数いらっしゃることと思います。

でも、はたと気が付いてみると2015年(平成27年)10月からいよいよマイナンバー(=個人番号)が国民個々に通知されることになります。
そうです、残り半年余りで個人番号が通知され、2016年(平成28年)1月からは実際に運用が開始されるというのです。

では、我々のような民間事業者の実務においてマイナンバーの運用開始がどのように影響するのでしょうか?

まだピンと来ていない方がほとんどだと思いますが、主に次のような場面でマイナンバー(=個人番号)が利用されることとなります。

①税分野
  個人の確定申告書や届出書・調書等の提出の際に記入(平成28年1月~)
②社会保障分野
 ●国民年金・厚生年金の資格取得や届出書、年金の受給手続き書類に記入(平成29年1月~)
 ●雇用保険被保険者資格取得・資格喪失届、失業等給付の支給申請書等に記入(平成28年1月~)
 ●労災保険に係る保険給付請求書等に記入(平成28年1月~) 
 ●健康保険法等公的医療保険諸法令による保険給付請求書等に記入(平成29年1月~)
 ●児童手当・母子手当等の給付申請書に記入
 ●生活保護に関する事務手続き書類に記入
③災害対策分野
 ●被災者生活再建支援金の支給に関する事務書類等に記入

以上のように多岐にわたる分野で活用されることとなり、公的なセーブティーネット(公的補償制度)と国民としての負担(納税・保険料等)の情報が統合管理されることになります。

このように、マイナンバー(=個人番号)は、従来の個人を特定する番号(例えば住民票コードや基礎年金番号等)というものより、より多くの情報と結びついているということがご理解いただけると思います。

そこで、今回取り上げたいことですが、マイナンバーの導入に伴い、我々のような民間事業者が否応なしにこのマイナンバーの取り扱いをする事業者になるという現実です。

例えば、中小企業の社長が、従業員を雇い入れる際に、雇用保険や社会保険の加入手続きをすることになると思いますが、この手続きにもマイナンバーの取得が必要となります。

少し前に、個人情報保護法という法律が施行され、民間事業者においても個人情報の取り扱い数によっては、様々な個人情報保護の義務が発生したと思います。
しかし、このマイナンバー法ではこの個人情報保護法に定めるような情報保護義務を保有する個人情報の多少にかかわらずすべての事業者に義務付けているのです。
つまり、全ての事業者にマイナンバーの保護のための情報管理に関する規制が及ぶことになるということです。

このような情報保護規制を平成28年1月のマイナンバーの運用開始までに準備する必要があるということです。
それでは、どのような点に注意が必要なのか少々解説をしたいと思います。

マイナンバー関係事務を行う者(事業者)の義務

❶事務に必要な限度での利用の制限
❷事務の委託先に対する必要かつ適切な監督
❸マイナンバーの適切な管理のために必要な措置
❹マイナンバーの取得時の本人確認
❺特定個人情報のデータベースの作成禁止

まず、マイナンバーの具体的な利用目的および利用目的変更について、本人への通知が義務づけられています。このため、事業者は想定されるマイナンバーを利用する事務の洗出しが必要となります。
従業員の扶養親族等や、委託業者(例えば、税理士等)の個人番号を扱うこともあるため、本人への通知方法としては、社内LANや就業規則などでの通知のみでなくプライバシーポリシーの改定等が必要となることも考えられます。

また、マイナンバーの取扱いについては、本人の同意があったとしても制限された事務以外での利用や第三者提供(出向や転籍等のような場合のグループ会社等を含む)が禁じられ、違反すると刑罰が科される場合もありますので、この点についての十分な理解を従業員にしていただくことが肝心ということになります。

それから、安全管理措置としては、マイナンバーを取り扱う事務と特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を明確にし、既存のプライバシーポリシー等を改定や個人情報保護規定等の改正が必要となります。

委託者には、委託先の安全管理措置の監督義務が課せされているため、マイナンバー関係事務の委託の有無等を確認し、見直しが必要であれば改善する必要があります。

マイナンバーを利用する必要がなくなった場合には、復元不可能な手段で個人番号を削除・廃棄し、その記録を保管することが要求されているため、社内規定(個人情報保護規程等)における個人情報の廃棄方法を確認し、マイナンバーの廃棄の記録に関するルールを追加する必要があります。

最後に、上記のようにマイナンバーに関する事務とマイナンバーの取扱い方法に関して、具体的な準備対応を早いうちに進めていく必要があると考えます。
また、マイナンバーの取扱いについては、厳しい刑事罰も設定されているので、しっかりした準備が必要と思います。
マイナンバー法では、本人の同意や共同利用による第三者提供が認められていませんので、従来の個人情報管理方法ではなく、マイナンバー法に対応した個人情報管理方法を新たに定める必要があります。

予定以上の長文になってしまいしたが、まずはマイナンバー法というものを理解し、ご自身の社内での同法に関わる課題や問題点を洗い出して、対応策の検討を行われることをお勧めします。